USt-IdNr. in Spanien: So beantragen Sie die innergemeinschaftliche Nummer beim Finanzamt

Die USt-IdNr. erfindet man nicht: Das Finanzamt vergibt sie erst nach monatelanger Wartezeit

Ein Unternehmer kauft online bei einem europäischen Lieferanten ein, dieser verlangt die USt-IdNr., der Unternehmer tippt "ES" plus seine Steuernummer ein – und Monate später kommt eine Mitteilung: Die Nummer ist falsch, und die spanische Steuerbehörde könnte Rückforderungen stellen. Diese Szene ist bei Selbstständigen und Gesellschaften, die innerhalb der EU fakturieren, weit verbreitet. Der Grundfehler ist die Annahme, die spanische Steuernummer (CIF) gelte ohne Weiteres als innergemeinschaftliche Steuer-Identifikation. Dem ist nicht so: Die USt-IdNr. ist die Steuernummer mit vorangestelltem "ES", aber sie ist nur dann für mehrwertsteuerbefreite Vorgänge gültig, wenn das Unternehmen im VIES-Register der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) registriert ist.

Was die USt-IdNr. ist und warum die Steuernummer allein nicht reicht

Die USt-IdNr. ist die Identifikation für Zwecke der Mehrwertsteuer bei innergemeinschaftlichen Vorgängen. In Spanien setzt sie sich aus "ES" plus der Steuernummer des Unternehmens zusammen, entscheidend ist aber die Eintragung im Register. Ohne dieses Verfahren erscheint die Nummer nicht in der europäischen Datenbank, und der Lieferant kann die Mehrwertsteuerbefreiung nicht anwenden. Die praktische Folge: Der Vorgang kann als nicht befreit eingestuft werden, und die Steuerbehörde kann die Steuer zurückfordern. Die Registrierung wird mit dem Formular 036 (dem Standardformular für die steuerliche Registrierung) beantragt, wobei das Kästchen für das VIES-Register anzukreuzen ist. Beantragen können nur Selbstständige und Gesellschaften mit angemeldeter wirtschaftlicher Tätigkeit.

Reale Bearbeitungszeiten: ein bis fünf Monate Wartezeit

Theoretisch ist das Verfahren einfach. In der Praxis gleicht es eher einem Hindernislauf. Die Zeiten, von denen Betroffene berichten, reichen von einem bis zu fünf Monaten, je nach Behörde und Arbeitsauslastung. Manche schildern eine fünfmonatige Wartezeit in Madrid, andere erzählen, dass ihre Registrierung vier Tage nach einer Beschwerde in der Zentralstelle in Barcelona erledigt war. Der immer wiederkehrende Rat: Das Formular 036 mit dem digitalen Zertifikat der FNMT oder dem elektronischen Personalausweis einreichen, um die Bearbeitung zu beschleunigen.

Die Vorabprüfung, mit der niemand rechnet

Die VIES-Registrierung erfolgt nicht automatisch. In manchen Fällen führt das Finanzamt vor der Vergabe der Nummer eine Art Vorabprüfung durch, inklusive eines Gesprächs mit dem Steuerberater. Wer das erlebt hat, hat das Gefühl, bis zum Beweis des Gegenteils als mutmaßlicher Betrüger behandelt zu werden. Die Folge: Selbstständige, die von einem europäischen Kunden abhängen, arbeiten monatelang, ohne mit Mehrwertsteuerbefreiung fakturieren zu können – mit den entsprechenden Liquiditätsproblemen.

So prüfen Sie, ob Ihre USt-IdNr. aktiv ist

Die Nummer ist nur gültig, wenn sie in der europäischen VIES-Datenbank erscheint. Die Abfrage ist öffentlich und über die Website der Europäischen Kommission möglich. Erscheint die Nummer dort nicht, kann der Lieferant die Befreiung nicht anwenden. Deshalb ist es wichtig, die Registrierung zu überprüfen, bevor innergemeinschaftliche Vorgänge abgeschlossen werden. Der Fehler, "ES" plus Steuernummer einzugeben, ohne die Registrierung beantragt zu haben, ist häufiger als gedacht und kann Rückforderungen der Steuerbehörde nach sich ziehen.

Insgesamt ist das Verfahren nicht schwierig, aber langsam. Und die Warnung des europäischen Lieferanten war keine leere Drohung: Ohne die korrekte USt-IdNr. fliegt die Mehrwertsteuerbefreiung. Die spanische Bürokratie macht aus einer Sache von Minuten eine Odyssee von Monaten.

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