Spaniens Steuerbehörde führt ab Juli 2025 verpflichtende QR-Codes auf Rechnungen ein

Die neue europäische Fakturierungsverordnung wird verlangen, dass Fakturierungsprogramme einen QR-Code enthalten, damit der Kunde prüfen kann, ob die Rechnung bei der AEAT (der spanischen Steuerbehörde) gemeldet wurde. Die Systeme müssen bis zum 1. Juli 2025 bereit sein, und die Übermittlung durch den Empfänger ist freiwillig.

## Was die europäische Fakturierungsverordnung ändert

Die **Europäische Union** treibt die Gesetzgebung gegen Zahlungsverzug mit einer Verordnung voran, die eine maximale Zahlungsfrist von **30 Tagen** vorschreiben wird. Ziel ist es, eines der Probleme anzugehen, das kleine und mittlere Unternehmen am stärksten belastet – in Spanien stellen sie mehr als **90 %** der Unternehmenslandschaft. Für viele kleine Betriebe ist ein spätes Bezahlen keine administrative Unannehmlichkeit: Es ist der Unterschied zwischen Weiterbestehen und Schließung wegen fehlender Liquidität. Das europäische Paket beschränkt sich nicht auf Zahlungsfristen. Nun kommt auch die europäische Fakturierungsverordnung, die sicherstellen soll, dass die Programme zum Ausstellen von Rechnungen einen QR-Code enthalten. Über diesen Code kann der Kunde prüfen, ob die Rechnung ordnungsgemäß verbucht wurde, ob das Unternehmen seine Pflichten gegenüber der Steuerbehörde erfüllt und ob der Vorgang korrekt bei der **Steuerbehörde** gemeldet wurde.

Das Detail ist wichtig. Es geht nicht darum, dass die Steuerbehörde jeden Brötchen-Beleg in Echtzeit ausspioniert – zumindest nicht mit dieser Norm. Festgelegt wird ein Verifizierungssystem: Der Aussteller meldet die Rechnung an die AEAT, und der Empfänger kann überprüfen, ob diese Meldung erfolgt ist. Die Maßnahme stützt sich auf die Königliche Verordnung 1007/2023 vom 5. Dezember, die die Verordnung mit den Anforderungen an die Systeme und Programme genehmigt, die die Fakturierungsprozesse von Unternehmern und Freiberuflern unterstützen. Dieser Text standardisiert auch die Formate der Fakturierungsregister. Die AEAT kann die bereitgestellten Informationen zur Wahrnehmung ihrer Zuständigkeiten bei der Anwendung der Steuern nutzen. Der rechtliche Mechanismus ist grauer und bürokratischer, als er klingt.

In Steuerberatungskreisen und Steuerzahlerverbänden herrscht Misstrauen. Nicht ohne Grund: Jede Änderung, die die tägliche Fakturierung näher an die Steuerbehörde rückt, weckt Argwohn. Der entscheidende Unterschied: Die Übermittlung durch den Empfänger ist freiwillig. Der Kunde – ob Unternehmer oder Endverbraucher – kann die im QR-Code enthaltenen Daten freiwillig mit einem geeigneten Lesegerät an die AEAT übermitteln. Die Steuerbehörde wird diese Informationen nutzen, um entsprechend zu reagieren. Enthält die Rechnung den Satz „Factura verificable en la sede electrónica de la Aeat“ oder „Veri*Factu“, ermöglicht die Übermittlung die Verifizierung, dass die erhaltene Rechnung vom Aussteller an die AEAT gemeldet wurde. Das System zwingt den Kunden also nicht zur Denunziation: Es gibt ihm ein Werkzeug zur Überprüfung.

## Der QR-Code ist kein Schmuckstück: Welche Daten er enthält und wer ihn lesen darf

Der QR-Code unterliegt konkreten Spezifikationen. Die Rechnung – ob auf Papier gedruckt oder als digitales Bild – muss einen QR-Code enthalten. Bei Rechnungen, die mit Veri*Factu-Systemen ausgestellt werden, muss der Satz „Factura verificable en la sede electrónica de la Aeat“ oder „Veri*Factu“ in einer gut sichtbaren Schriftart erscheinen, ähnlich wie die übrigen Daten. Wird die Rechnung im digitalen Format mit einem dem gedruckten Format entsprechenden Bild ausgestellt und auf elektronischem Weg versandt, muss neben dem QR-Code der Text der codierten URL angegeben werden. Diese URL muss ein Hyperlink sein: Beim Antippen auf einem elektronischen Gerät muss das angegebene Ziel geöffnet werden. Bei elektronischen Rechnungen, die nicht zum Druck, sondern zum Austausch zwischen Computersystemen bestimmt sind, wird die im QR-Code enthaltene URL als eigenständiges Feld aufgenommen, sodass der Code selbst nicht erforderlich ist.

Der Code misst zwischen **30x30 und 40x40 Millimeter** und folgt der Norm **ISO/IEC 18004**. Zur Erzeugung wird das Fehlerkorrekturniveau M verwendet, das eine **15-prozentige** Zeichenwiederherstellung bietet. Er enthält die URL des Abgleich- bzw. Übermittlungsdienstes für den Empfänger, Rechnungsinformationen, die Teil der URL sein werden, die NIF (Steuer-Identifikationsnummer) des zur Ausstellung Verpflichteten, Serien- und Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Gesamtbetrag. Das detaillierte Format dieser URL kann sich unterscheiden, je nachdem, ob das System, das die Rechnung ausstellt und den QR-Code erzeugt, ein Veri*Factu-System ist oder nicht. Codierung und Format werden in einem technischen Dokument festgelegt, das in der elektronischen Geschäftsstelle der AEAT veröffentlicht wird. All das steht im Entwurf der Ministerialverordnung, die die technischen und funktionalen Spezifikationen entwickelt – ein Text, den das Finanzministerium fertigstellt und der sich in der öffentlichen Anhörung befindet.

Dieses Detailniveau erklärt, warum es sich nicht um einen simplen Aufkleber handelt. Der QR-Code enthält nicht die gesamte Buchhaltung des Unternehmens. Er enthält die Grunddaten des Vorgangs und eine URL zum Abgleich. Aber diese Grunddaten genügen, damit ein Kunde – oder die AEAT selbst, wenn der Kunde sie übermittelt – prüfen kann, ob der Aussteller sich regelkonform verhalten hat. Die Verifizierung stützt sich auf den digitalen Fingerabdruck der Rechnung, nicht auf eine Vor-Ort-Prüfung. Für Selbstständige bedeutet die praktische Änderung: Ihre Fakturierungssoftware muss diesen QR-Code erzeugen, und ihre Rechnungen müssen mit den übermittelten Daten übereinstimmen. Für den Kunden bedeutet die Änderung: Er hat einen Mechanismus, um zu wissen, ob das Papier oder PDF in seiner Hand dem entspricht, was die Steuerbehörde erhalten hat.

## Veri*Factu, doppelte Buchführung und das Ende der Software zur Datenverschleierung

Die Norm verfolgt nicht nur Zahlungsausfälle. Sie will auch die Tür zur doppelten Buchführung schließen. Der letzte Zweck der neuen formellen Steuerpflicht ist es, die Herstellung, Produktion, Einfuhr und den Besitz von Computersystemen und -programmen zu verhindern oder zu erschweren, die eine Manipulation oder Verschleierung von Buchhaltungs-, Fakturierungs- oder Verwaltungsdaten gegenüber der Steuerbehörde ermöglichen. Artikel 29.2.j) des **Allgemeinen Steuergesetzes** hat diese Pflicht aufgenommen: Hersteller, Vertreiber und Nutzer von Computer- oder Elektroniksystemen für Buchhaltung, Fakturierung oder Verwaltung von Wirtschaftsakteuren müssen die Integrität, Erhaltung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Register gewährleisten. Auslassungen oder Änderungen ohne entsprechende Aufzeichnung sind nicht zulässig. Die Systeme müssen ordnungsgemäß zertifiziert sein und Standardformate zur Lesbarkeit verwenden.

Das Kleingedruckte fügt eine interessante Regel für gemeinsam genutzte Programme hinzu. Ein einziges Fakturierungssystem kann zwei oder mehr Steuerpflichtige unterstützen, muss sich aber so verhalten, als wären es unabhängige Systeme für jeden Steuerpflichtigen. Es muss die Fakturierungsregister und ggf. Ereignisse jedes Steuerpflichtigen getrennt verwalten. Es muss unabhängige Ketten von Fakturierungsregistern für jeden von ihnen erzeugen und den Betrieb als **Veri*Factu**-System unabhängig für jeden Steuerpflichtigen ermöglichen. An angeschlossenen Terminals, von denen aus fakturiert oder verwaltet werden kann, muss jederzeit klar die Gesamtzahl der verwalteten Steuerpflichtigen sowie die Kennung des jeweils zuständigen Steuerpflichtigen angezeigt werden.

Die Integrität und Unveränderbarkeit der Register wird durch zwei technische Mechanismen gewährleistet. Jedes vom System erzeugte Fakturierungsregister muss seinen eigenen Fingerabdruck bzw. **Hash** berechnen und alle erzeugten Einzelregister elektronisch signieren. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Prüfung auf Abruf. Das System muss auch die erzeugte Fakturierung signieren und ihre Korrektheit prüfen. Wenn es eine Umstände erkennt, die die Integrität und Unveränderbarkeit der Register oder deren Verkettung nicht gewährleisten oder gefährden können, muss es eine sichtbare Warnung auf allen angeschlossenen Terminals anzeigen, von denen aus fakturiert oder verwaltet werden kann. Die Warnung darf erst deaktiviert werden, wenn die Integrität wieder gewährleistet ist. Anders gesagt: Die Software muss alarmieren, wenn jemand sie manipulieren will.

## Fristen, Census-Formulare und die E-Mail für die Gerichte

Die Fakturierungssysteme aller Unternehmen müssen ab dem **1. Juli 2025** bereit sein, um unter den neuen Anforderungen zu fakturieren. Dies kann über private, gebührenpflichtige und von der AEAT ordnungsgemäß akkreditierte Produktionssysteme oder über die Anwendung geschehen, die die Behörde selbst bereitstellen wird. Die AEAT räumt in der Normativanalyse-Memorie der Verordnung ein, dass die neuen Maßnahmen neben der Bekämpfung von Steuerbetrug auch die technologische Entwicklung der stark fragmentierten Unternehmenslandschaft fördern sollen. Mehr als **3,6 Millionen Selbstständige und KMU** melden Mehrwertsteuer ab – gegenüber nur **30.000 Großunternehmen**. Die große Mehrheit führt keine komplexen Vorgänge durch, die alle Informationen des Systems der Sofortinformation (SII) erfordern. Mit den Grundinformationen aus ihren Fakturierungsdokumenten, die automatisch eingehen, hofft die AEAT, die Vereinfachung durch eine eigene Softwareanwendung voranzutreiben.

Das erklärte Ziel ist es, auszugleichen, dass die geringe Betriebsgröße mit einem Technologiedefizit einhergeht, das die Professionalisierung der Verwaltung erschwert. Laut AEAT behindert dies Unternehmenswachstum, Beschäftigungsschaffung, Innovation, internationale Expansion und die Erfüllung administrativer Pflichten. Auch die Rechtfertigung von Investitionen und Ausgaben im Zusammenhang mit öffentlichen Fördermitteln. Es ist ein technologisches Argument, nicht nur ein fiskalisches. Die AEAT-Anwendung soll eine Alternative für diejenigen sein, die kein akkreditiertes privates System zahlen wollen oder können. Abzuwarten bleibt, ob diese Entwicklung rechtzeitig fertig wird und das Rechnungsvolumen von Millionen kleiner Steuerzahler bewältigen kann.

Parallel dazu wird die E-Mail-Adresse für Mitteilungen der AEAT auch von den Wirtschaftsverwaltungsgerichten (TEA) genutzt. Am 1. Januar trat eine Ministerialverordnung des Finanzministeriums in Kraft, die den Abschnitt zu Telefon- und E-Mail-Daten für Mitteilungen der Steuerbehörde ändert. Ab dem 1. Februar enthält sie die Ermächtigung, dass auch die TEA diese Daten nutzen dürfen. Die Verordnung HFP/1397/2023 vom 26. Dezember, veröffentlicht am 29. Dezember 2023, führt Änderungen in den Census-Formularen 030, 036 und 037 ein. Diese Änderungen werden erstmals auf Einreichungen ab dem 1. Februar 2024 angewendet. In diesen Formularen werden Wortlaut und Hinweis des Abschnitts zu Telefon- und elektronischen Adressen für Mitteilungen der AEAT geändert. Die Angabe von Telefonnummer und E-Mail-Adresse bedeutet die Erteilung einer Ermächtigung, dass diese für rein informatische Hinweise genutzt werden – nicht nur von der AEAT, sondern auch von den in den Absätzen 2 und 3 des Artikels 228 des Allgemeinen Steuergesetzes vorgesehenen Wirtschaftsverwaltungsorganen.

Änderungen gibt es auch bei den Informationsformularen 289, 345 und 390, anwendbar auf Einreichungen zu 2023. Im Verfahren und den Bedingungen für das Lastschriftverfahren für bestimmte Schulden über Kreditinstitute, die den Dienst der Zusammenarbeit bei der Einzugsverwaltung der AEAT anbieten, wird die Lastschrift auf Konten bei einem nicht kooperierenden Institut im einheitlichen Eurozahlungsraum (SEPA-Raum) ausgeweitet. Sie gilt für Lastschriften von Selbsteinschätzungen, die ab dem 1. Februar 2024 eingereicht werden. Beim Formular 390 hat die Änderung ihren Ursprung in der Notwendigkeit, die verschiedenen 2023 geltenden Arten des „recargo de equivalencia“ (pauschale Umsatzsteuerzulage) anzugeben. Es sind technische Änderungen, aber sie betreffen den Alltag von Beratern und Kleinunternehmern.

Das Gesamtbild ist dies: Die EU will Zahlungen in 30 Tagen und Fakturierung mit QR-Code; Spanien entwickelt die Verordnung und die technische Verordnung; die AEAT erhält mehr Informationen, und der Empfänger kann sie abgleichen; die Programme müssen zertifizieren, dass sie nicht manipulierbar sind; und die Fristen konzentrieren sich zwischen dem 1. Februar 2024 und dem 1. Juli 2025. Wer einfach fakturiert, wird die Änderung vor allem bei der Software bemerken. Wer ein altes oder nicht akkreditiertes System hat, muss es aktualisieren. Und wer die Rechnung nur als Papier zum Geldeinziehen betrachtet hat, muss sich daran gewöhnen, dass dieses Papier einen Code trägt, der mit der Steuerbehörde spricht. Wie bei jeder Maßnahme, die Geld und gesetzliche Pflichten betrifft, empfiehlt es sich, den konkreten Fall vor Entscheidungen mit einem Steuerberater abzuklären.