Spanien: Steuerbehörde verbietet Rechnungen in Word und Excel

Spaniens Finanzamt riegelt die Nutzung von Word und Excel für Rechnungen ab

Rechnungen im PDF-, Word- oder Excel-Format sind bald Geschichte. Der Regierungsplan sieht vor, dass alle Unternehmensrechnungen mit einer zertifizierten Software oder über die öffentliche Rechnungsplattform erstellt werden müssen, wie aus den Unterlagen zu dieser neuen Regelung hervorgeht. Konkret bedeutet dies: Das Dokument, das jeder auf seinem Computer erstellte und per E-Mail versendete, ist nicht mehr gültig. Die erste Konsequenz betrifft die Liquidität: Die Gründung eines Unternehmens und die Ausstellung der ersten Rechnung erfordern nun Investitionen in eine technisch konforme Software, bevor auch nur ein Cent eingenommen wurde.

Der Zeitplan ist zudem uneinheitlich. Große Unternehmen beginnen zuerst mit digital signierten Rechnungen und der Pflicht, ein Kundenportal bereitzustellen, ohne die Kosten an den Endkunden weiterzugeben; die übrigen Unternehmen würden sich bis 2026 gedulden müssen. Parallel dazu wird das QR-Code-System für Rechnungen und Belege — die vereinfachte Rechnung — eingeführt, das die Möglichkeit bietet, sich mit dem Finanzamt (Hacienda) zu verbinden und die täglichen Umsätze zu übermitteln, zunächst jedoch freiwillig.

Was ist Verifactu und warum sind nicht alle verbunden?

Hier sollte man zwischen Schlagzeile und Details unterscheiden. Die Norm ist verabschiedet, aber die technischen Spezifikationen wurden spät veröffentlicht, und die direkte Anbindung aller Unternehmen an die AEAT (Agencia Tributaria, das spanische Finanzamt) ist noch nicht gelöst. Der IT-Leiter der Steuerbehörde hat in einem Interview eingeräumt, dass keine Mittel zur Umsetzung dieser universellen Verbindung vorhanden seien. Daher könnten KMU und Selbstständige weiterhin offline bleiben und Daten wie bisher einreichen, sofern die Software die Datenvollständigkeit garantiert und betrügerische Praktiken verhindert. Dies ist das nicht vernetzte Verifactu.

Das Detail ist wichtig, da das System Störungen toleriert: Internetausfälle, Dienstausfälle der AEAT oder Ausstellungsfehler haben eine Frist — normalerweise etwa 4 Tage — zur Korrektur. Wenn der Fehler nicht unter diese Fälle fällt, behält das Programm sowohl die stornierte als auch die korrekte Rechnung bei, was das Problem verschärft. Eine falsch eingegebene Nummer, ein Komma oder ein Bindestrich zu korrigieren, zwingt dazu, mit der fehlerhaften Rechnung im System zu leben.

Die tatsächlichen Kosten: Software, Buchhaltung und verlorene Zeit

Die elektronische Rechnung ist nicht neu: Sie ist bereits fast verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Stellen, und die Branche kämpft seit Jahren mit einem alten, fehleranfälligen XML-Generator basierend auf Java. Was sich ändert, ist der Umfang. Manche schätzen, dass ein neues Unternehmen 15.000 Euro für Software ausgeben muss, bevor es Gewinn erzielt, während andere warnen, dass die monatlichen Gebühren von 39 Euro der aktuellen Anbieter nicht wettbewerbsfähig sind: Wenn der dominante Anbieter die Preise verdoppelt, werden Klagen laut.

Der andere Kostenfaktor ist menschlicher Natur. Buchhaltungsfirmen reiben sich bereits die Hände: pro vier Rechnungen fallen 50 Euro an. Für Selbstständige, die sporadisch abrechnen, ist die Bilanz unangenehm: Wenn das PDF nicht mehr akzeptiert wird und man sich mit der Plattform wegen Tippfehlern herumschlagen muss, steigt der Anreiz, Schwarzarbeit zu betreiben. Das portugiesische System, das seit Jahren läuft, funktioniert bereits so: Jeder Lastwagen mit Ware führt ein Begleitdokument mit, und Korrekturrechnungen werden streng überwacht.

Wer profitiert und wer zahlt die Zeche?

Das Muster wiederholt sich. Große Unternehmen, die außerhalb bestimmter Sondersteuerregionen ansässig sind, tragen nicht dieselben Lasten wie der Laden um die Ecke, der bereits Rechnungen mit QR-Code ausstellt, selbst wenn er nur 20 Cent verkauft. In Guipúzcoa ist das System seit mindestens anderthalb Jahren implementiert. Manche argumentieren, dass die Bürokratie nicht den Verbraucher schützt, sondern das Großunternehmen vor dem KMU verteidigt und ihre eigene Existenz rechtfertigt.

Hinzu kommt das Hintergrundrauschen des Kit Digital, dessen Digitalisierungsförderungen daran geknüpft waren, dass die Lösung den steuerrechtlichen Vorgaben entspricht. Das Ergebnis ist ein Markt, in dem sich Selbstständige, die alles zu wissen glauben, mit Softwareverkäufern mischen, die Verifactu-Konformität versprechen, die sie nicht liefern.

Der europäische Horizont: ViDA und 2035

Der letzte Schritt besteht darin, alle nationalen Systeme für elektronische Rechnungen mit dem Standard ViDA (VAT in the Digital Age) zu koordinieren. Ursprünglich für 2027 geplant, wurde es auf Januar 2035 verschoben. In diesem Kontext scheint die vollständige Anbindung der spanischen Unternehmen eher eine Frage des Wann als des Ob. Die AEAT selbst bietet Excel-Vorlagen für die Buchführung an, was die Kluft zwischen Rhetorik und Praxis verdeutlicht.

Mit diesem Zeitplan wird die Rechnung in Word länger überleben, als die Schlagzeile suggeriert. Die technischen Bedingungen sind inzwischen veröffentlicht, und Ende des Monats findet eine Informationsveranstaltung mit dem Finanzamt statt. Falls das System ein zweites Mal verschoben wird — was bereits passiert ist —, werden kleine Unternehmen weiterhin nach ihren Möglichkeiten abrechnen, während große Unternehmen warten.