Mietquittung: Kostenlose Vorlage statt kostenpflichtiger Programme

Eine Mietquittung dauert zwei Minuten und kostet nichts

Ein Vermieter einer Gewerbeimmobilie bittet um eine Vorlage, um seinem Mieter eine Mietquittung auszuhändigen. Er googelt und findet nur Programme, die ihn zum Herunterladen von Software zwingen. Die Antwort erfordert weder Installation noch ein Abo: Eine Tabellenkalkulation oder ein Texteditor mit fünf gut platzierten Zeilen genügt. Das Problem ist nicht technisch, sondern liegt im kommerziellen Lärm um ein Dokument, für das das Gesetz kein bestimmtes Format vorschreibt.

Der Fall ist ein Lehrbuchbeispiel. Eine Privatperson vermietet Gewerbeflächen, möchte die monatliche Zahlung belegen und stößt auf eine Industrie von Vorlagen, die automatisieren wollen, was in Wahrheit nur ein Blatt Papier ist. Die ursprüngliche Anfrage ist eindeutig: „einfach eine Vorlage, an der ich mich für die Quittung orientieren kann“. Keine Verwaltungssoftware, keine Buchhaltung, keine E-Rechnungs-Module.

Was auf eine Mietquittung für Gewerbeflächen gehört

Die Mindeststruktur, die im Gespräch vorgeschlagen wird, passt in ein paar Zeilen. Quittungsnummer, Ort und Datum, Name des Mieters, Betrag in Euro, Verwendungszweck —Miete für die Adresse des Geschäfts und Nebenkosten— und die Unterschrift des Vermieters. Gegebenenfalls werden im selben Verwendungszweck Wasser-, Müll- oder Stromkosten ergänzt, falls diese nicht per Lastschrift abgebucht werden.

Das alles braucht kein Programm. Eine Tabellenkalkulation ermöglicht es, Quittungen fortlaufend zu nummerieren und drei pro Seite auszudrucken; ein Texteditor schafft dasselbe mit weniger Klicks. Die einzige echte Funktion, die vom Werkzeug verlangt wird, ist die automatische Nummerierung, und selbst die lässt sich durch Ziehen einer Zelle lösen.

Der Excel-Fehler, der den Download blockiert

Hier taucht ein banaler Details auf, der vieles erklärt: Die Vorlage, die von einer Vorlagen-Website verlinkt ist, wirft einen Fehler aus, weil die Excel-Version des Betroffenen älter als 2007 ist. Das Dokument existiert also, ist kostenlos und gut gemacht, aber das Format macht es unzugänglich. Die Kluft betrifft nicht den Preis, sondern die Kompatibilität.

Damit eröffnet sich die günstigste Alternative von allen: das Quittungsbuch, das es in Schreibwarenläden und auch in Basaren zu kaufen gibt. Man kauft es einmal, füllt es handschriftlich aus, und es läuft nicht mit den Updates des Office-Pakets ab. Für eine Immobilie mit monatlicher Miete ist die Investition lächerlich gering im Vergleich zu jeder Software-Gebühr.

Was die Quittung nicht löst

Man sollte zwei Dinge trennen, die im Gespräch vermischt werden. Die Quittung ist ein Zahlungsnachweis, kein Vertrag und keine Rechnung mit Mehrwertsteuer. Ist der Vermieter eine Privatperson ohne wirtschaftliche Tätigkeit, belegt die Quittung den Zahlungseingang; bei wirtschaftlicher Tätigkeit gelten andere steuerliche Pflichten, und auch das Dokument ist ein anderes. Keine Vorlage ersetzt den Steuerberater.

Der Lärm rund um das Thema —Downloads, Registrierungen, Programme, die mehr versprechen, als sie halten— steht in keinem Verhältnis zur Einfachheit der Sache. Ein privates Dokument zwischen zwei Parteien kann frei formuliert werden, ohne offizielles Muster, solange es festhält, wer zahlt, wie viel, wofür und wann. Die Unterschrift des Vermieters rundet die Sache ab.

Es bleibt die berechtigte Frage, ob in ein paar Jahren noch jemand nach Quittungsvorlagen sucht oder ob sich das Format komplett verändert haben wird. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung wird das Papier in kleinen Geschäften vermutlich länger überleben, als viele prophezeien. Aber wer die Excel-Versionen gesehen hat, würde darauf auch nicht allzu viel wetten.