Das Gesetz schreibt die Struktur vor, Word bleibt der König

Verwaltungsdocumente verfassen: Das Gesetz 39/2015 gibt den Ton an, Word bleibt bestehen

Wer mit der Verwaltung zu tun hat, kennt es: Ein schlecht strukturierter Antrag landet im Ablehnungsordner. Artikel 66 des Gesetzes 39/2015 schreibt alles vor: Vor- und Nachname, Angabe des Benachrichtigungswegs, Sachverhalt, Begründung und Antrag, Ort und Datum, Unterschrift sowie die Behörde, an die sich der Antrag richtet, mit ihrem Identifikationscode. Letzterer wird am häufigsten vergessen – und verursacht die meisten Ärger.

Der Behördencode: das Detail, das Anträge zu Fall bringt

Der Identifikationscode der Behörde findet sich im gemeinsamen Verzeichnis der Verwaltungseinheiten. Die meisten Menschen suchen ihn nicht, doch das Gesetz verlangt seine Angabe. Wer ihn weglässt, riskiert, dass sein Antrag nicht bearbeitet wird. Deshalb setzen viele auf Word-Vorlagen und wandeln das Ergebnis in PDF um. Dieses Format ist der König, vor allem zum Versenden per E-Mail oder zur Vorlage in Papierform. Manche Waghalssigere nutzen KI, um den Text zu generieren, den sie anschließend prüfen und formatieren. Und es fehlen nicht diejenigen, die – wie ein Selbstständiger mit schlechter Erfahrung – am Ende eine eigene Desktop-Anwendung mit bereits fertiger Struktur entwickeln.

Alternativen: von Markdown bis KI

Manche verteidigen Markdown als leichtes und kompatibles Format, ideal für die Zusammenarbeit mit KI. Andere bleiben beim klassischen Word und PDF. Auch der Unterschied zwischen eidesstattlicher Versicherung und verantwortlicher Erklärung (Artikel 69) kommt in die Debatte: Die Verwaltung verlangt das eine, das Gesetz sieht das andere vor.

Die KI verspricht, das Verfassen zu automatisieren, doch solange sich das Gesetz nicht ändert, liegt der Spielraum für Fehler in den Details. Und diese Details verzeihen nichts, wie die zahlreichen Ablehnungen zeigen. Wie viele Documente werden im kommenden Jahr an fehlenden Codes scheitern?