Digitalización de facturas: todo lo que se necesita saber

La acumulación de papel en la oficina ya es cuestión del pasado en la actualidad y con la nueva era digital todo es automatizado y menos engorroso a la hora de realizar algún trámite.

Es por ello que la digitalización de facturas y documentos para empresas se ha convertido en el principal aliado de empresarios que quieren llevar su productividad a otro nivel.

En este sentido, en este artículo se detallará todo lo que se debe saber en cuanto a la digitalización de facturas.

Digitalización de facturas ¿qué es?

Es básicamente pasar lo que está en papel a un servidor electrónico y archivar de forma virtual todo lo que se archivaba en cajas en un depósito físico, esto permite liberar espacio que puede ser utilizado para otros fines.

Es necesario contar con un buen sistema con tecnología inteligente de última generación para un mejor resguardo y seguridad de la información.

Un aliado a corto plazo

Desde que la facturación digital de documentos entró en escena ofreció múltiples opciones para hacer crecer el nivel productivo de toda empresa así como el ahorro de tiempo y dinero.

Sin embargo, como todo cambio ofrece resistencias hay algunas empresas que aún están reacias a montarse en ese tren por lo que están siendo relegadas a un segundo plano.

La digitalización de documentos es un aliado que permite liberar a la empresa de la pérdida de documentos así como el riesgo de que se traspapele facturas de gran relevancia en el proceso de archivar.

El espacio es otro de los puntos a favor de la digitalización de documentos ya que evitará la acumulación de cajas para resguardar documentos.

Un aporte ecológico

El papel es una de las causas de deforestación es por ello que el cambio a facturas digitales es aportar ese granito de arena a recuperación del planeta así como ahorrar en los costes de compra.

Es por ello que muchos países están adoptando este mecanismo aunque aún falta mucho camino por recorrer el futuro es la era digital y los beneficios que ofrece este servicio ya son palpables.

Beneficios de la digitalización de facturas

Así como el aporte ecológico es uno de los beneficios que ofrece el servicio de transformación a digital de las facturas que estén en papel existen otros que vale la pena mencionar para que los escépticos puedan aclarar sus dudas al respecto.

Reducción de costes; el cambio permite ahorrar en la compra de papel.
Agiliza los procesos; tanto al buscar las facturas como al realizar algún cambio o corrección.
La confiabilidad es garantizada y en tiempo real en cuanto a los datos contables.
El error humano se minimiza en un gran porcentaje.
Inversión de tiempo en otras actividades debido al ahorro de tiempo que esto implica.

Estos beneficios permiten incrementar la productividad financiera de toda empresa que quiera montar en el tren de la digitalización de facturas.

¿Por qué digitalizar es necesario?

Además de los beneficios ya mencionados el incremento en la productividad financiera es uno de los aspectos más importantes de este proceso ya que elimina el proceso operativo de las personas para derivarlos a tareas más creativas y de valor añadido.

En tiempos anteriores los procesos contables eran sumamente tediosos y hasta aburridos sin embargo el cambio digital ha dado una nueva perspectiva permitiendo que personas que antes no entendían el proceso se involucren y comprendan mejor.

La digitalización de facturas aunque es un gran avance aún está muy lejos de afianzarse en todos los niveles y estratos ya que existe mucha resistencia por algunos que aún no entienden o aceptan este proceso.

Esto puede causar mucho daño en cuanto a competitividad, disminución de costes entre otras cosas además de liberar a las personas de tareas tediosas y engorrosas y permitirles ser más creativa y proactivos.